REALIZADA EL 16 Y 17 DE AGOSTO
Integrantes:
Yeimy Paola Rivera
Ingrid Pilar Lopez Ortega
Maria Rubiela Fajardo
Martha Paola Escobar M.
Introducción
A continuación se va hacer una breve presentación de la visita a los Archivo de Bogota, AGN, y Archivo de Minas y Energia; en cada uno de los archivos se ve reflejado el compromiso y dedicadición que se le ha dado a esta linda labor de cuidar, preservar y conservar los documentos mas antiguos que tiene un valor muy representativo para estas entidades.
La tecnología que se maneja en cada uno de estos archivos hace mas placentero el trabajo en equipo que se vive en estas entidades por la gran tarea que tienen cada uno de sus funcionarios dedicado a sus trabajos puesto que la misión es hacerlo cada día mejor.
El archivo es una entidad que se encuentra administrada por la Alcaldía Mayor Bogotá, esta se encuentra estructurada en Unidad Central, Unidad de Servicio al Ciudadano, Unidad de Servicios Complementarios y una Unidad Técnica y Administrativa.
Estas dependencias tienen un nombre de la cual son identificadas como Mano, Corazón, Ojo y Oído: en la Mano encontramos todo lo relacionado con la conservación, restauración, reprografía, micro-filmación, catalogacion de documentos con valor histórico, el área administrativas y directivas y de asesoría de Sistema Distrital de Archivos; en el Corazón encontramos el reloj y la recepción; en el Ojo es parte delantera del edificio donde se puede apreciar la parte occidental de la ciudad, la sala de consulta, y sala de exposición y en el Oído encontramos el auditorio dotado con los mas modernos sistemas de vídeo y audio.
En este archivo se reciben documentos se empresas que se
liquidan a continuación voy a nombrar unos :
Secretaria General
Secretaria Hacienda Publica
Jardín Botánico
Consejo Bogota 856 libros
En este lugar encontramos el cofre que consta de 56 depósitos con capacidad aproximada de 1250 metros lineales de documentos; en la unidad técnica se ubican los talleres de restauración, conservación y reproducción de documentos
En el área de restauración se utiliza una aspiradora que es utilizada con un alcohol llamado Tinse ; el cual ejerce una función de limpieza de cada uno de los folios (bacterias, hongos, ácaros, polvo) sin ocasionar ningún daño.
En el laboratorio se evalúan la clase de hongos, ácaros, ataque biológico y mucosa de café con los que ingresan los libros o documentos que necesiten ser examinados, a estos se les hace un cultivo de la amenaza encontrada para así poder crear un antídoto que se puede aplicar a los documentos sin hacerles daño y aun no se tiene con exactitud cuando dura los libros en este proceso o área.
En el empastado pudimos encontrar diferentes tipos de empaste como por ejemplo:
El
copta o codez es el mas resistente.
También se encontró que dentro de la unidad técnica se encuentra una área de elaboración de cajas, sobres y carpetas los cual son elaborado por un papel que es exportado, al hacer las cajas se utilizan dobleces y se unen, NO se debe usar pegantes debido a que esta son hechas para evitar su deterioro mas adelante al igual que los sobres.
En el área de limpieza de los archivos encontramos unas bandejas de diferentes tamaños, en estas se lleva a cabo el proceso de lavado a los documentos, mapa, planos, etc que puedan ser tratados de esta manera, esto se hace con agua potable, los que no pueden ser sometidos a este proceso son llevados a una cámara de vapor que hace que la mugre, grasa y otros puedan salir del documento sin que este sea afectado.
En los depósitos se encuentra la estantería del archivo, que es rodante y tiene un sistema de humedad, temperatura y encendido, todo por medio de sensores de movilidad y calor.
Es aplicado en la ley 80 de 1989 donde se genera leyes y legislación que regula todo el sistema, nace con el archivo total donde se crea el sistema general de archivos, también se crea una institución que resguarda toda la documentación de la nación este fue fundado por el Doctor Jorge Palacio y el entonces Presidente de La República el Doctor Virgilio Barco.
El Archivo General de Nación lleva el nombre de Jorge Palacios.
Después de esta breve reseña histórica pasamos a la sala de consulta, donde todos los ciudadanos podemos consultar los documentos desde el siglo XVI hasta el siglo XX, aquí encontraremos fondos , series y subseries, encontramos sección colección esta esta dada en serie y subseries de 5 colecciones; la sección colonial, república, notarial histórica que esta desde lo siglos XVI, XVII y XVIII; también una colección de mapas que son 7600 entre mapas y planos. La administración central entre el siglo XVI al siglo XX.
En la guía - contenido global de cada fondo.
Catálogos - Ubicación de los tomos de los fondos.
Indice.
En el primer repositorio de microfilmacion encontramos cintas de las entidades, que se encuentran clasificadas u ordenadas por colores como son amarillo, blanco, rojo azul y verde, conservadas en cajas rotuladas en fondos y seccion teniendo encuenta el tomo al que pertenecen.
DIVISIÓN DE REPROGRAFIA Y AUTOMATIZACIÓN
En esta área conocimos las diferentes técnicas de automatización del documento, la forma en como se microfilma un documento,que se puede hacer manual y tecnológica encontramos una serie de maquinaria moderna para ejecutar dicha función, es aqui donde la digitalizacion puede ser corregida en caso de que cometamos un error en cambio en la microfilmacion lo unico que puedes corregir es la forma del documento mas no eliminar lo que microfilmas, esto se hace en escala de grises. Ademas la microfilmacion es un sistema muy seguro y duradero en este se pueden guardar de 1200 a 1300 folios en fotogramas. tambien se encuentra una maquina de origen australiano que es la encargada de digitalizar libros contables es decir estos libros no se pueden soltar por que estan empastados por lo tanto su proceso de digitalizacion se hace a todo el libro pasando de uno en uno por folio haciendo mas rápida esta labor.
ARCHIVO DEL MINISTERIO DE MINAS Y ENERGIA
Este archivo a pesar de ser muy reciente tiene un sistema de alta tecnología, la estantería es industrializada y de tres a cuatro niveles en este archivo no se desperdicia el espacio, de 1 a 12 filas por sección en cada repositorio. Cada repositorio tiene su sección defina.
ESTANTERIA
En el área de restauración se utiliza una aspiradora que es utilizada con un alcohol llamado Tinse ; el cual ejerce una función de limpieza de cada uno de los folios (bacterias, hongos, ácaros, polvo) sin ocasionar ningún daño.
En el laboratorio se evalúan la clase de hongos, ácaros, ataque biológico y mucosa de café con los que ingresan los libros o documentos que necesiten ser examinados, a estos se les hace un cultivo de la amenaza encontrada para así poder crear un antídoto que se puede aplicar a los documentos sin hacerles daño y aun no se tiene con exactitud cuando dura los libros en este proceso o área.
También se encontró que dentro de la unidad técnica se encuentra una área de elaboración de cajas, sobres y carpetas los cual son elaborado por un papel que es exportado, al hacer las cajas se utilizan dobleces y se unen, NO se debe usar pegantes debido a que esta son hechas para evitar su deterioro mas adelante al igual que los sobres.
En el área de limpieza de los archivos encontramos unas bandejas de diferentes tamaños, en estas se lleva a cabo el proceso de lavado a los documentos, mapa, planos, etc que puedan ser tratados de esta manera, esto se hace con agua potable, los que no pueden ser sometidos a este proceso son llevados a una cámara de vapor que hace que la mugre, grasa y otros puedan salir del documento sin que este sea afectado.
En los depósitos se encuentra la estantería del archivo, que es rodante y tiene un sistema de humedad, temperatura y encendido, todo por medio de sensores de movilidad y calor.
DIGITALIZACION Y MICROFILMACION
El área presta asistencia técnica a las entidades del distrito que pretenden reproducir documentos por medio electrónico o análogos, según sea su estudio de tipo de organización documental y el volumen documental. La
microfilmación se elabora en cinta de
sales y la digitalizacion se elabora por medio de un escáner, planos,
fotografías y documentos pequeño.
El área técnica del archivo de Bogotá es donde se sistematiza la descripción de cada documento lo cual permite que la base de datos sea una herramienta practica, confiable y eficaces para su consulta.
Los documentos son copiados en formatos digital o análogo con el fin de perpetuar su durabilidad y ofrecer alternativas para su visualización que faciliten su estudio.
CATALOGACION DE PUBLICACIONES
El personal que labora en esta oficina se encarga de describir la información bibliográfica e ingresar al catalogo que el usuario consulta, este sistema es llamado WINISIS y es actualizado rigurosamente con datos precisos con titulo, subtitulo, autor, editor, datos de su publicación y descriptores temáticos, geográficos y personales también se crea el numero de inventarios y el numero topográfico.
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
El Archivo General de la Nación -AGN-, es una entidad del orden nacional adscrita al Ministerio de Cultura, encargada de la organización y dirección del Sistema Nacional de Archivos -SNA-, de regir la política archivística en Colombia y de custodiar, resguardar y proteger el patrimonio documental del País y ponerlo al servicio de la comunidad.
El Archivo General de la Nación -AGN-, es una entidad del orden nacional adscrita al Ministerio de Cultura, encargada de la organización y dirección del Sistema Nacional de Archivos -SNA-, de regir la política archivística en Colombia y de custodiar, resguardar y proteger el patrimonio documental del País y ponerlo al servicio de la comunidad.
Es aplicado en la ley 80 de 1989 donde se genera leyes y legislación que regula todo el sistema, nace con el archivo total donde se crea el sistema general de archivos, también se crea una institución que resguarda toda la documentación de la nación este fue fundado por el Doctor Jorge Palacio y el entonces Presidente de La República el Doctor Virgilio Barco.
El Archivo General de Nación lleva el nombre de Jorge Palacios.
Después de esta breve reseña histórica pasamos a la sala de consulta, donde todos los ciudadanos podemos consultar los documentos desde el siglo XVI hasta el siglo XX, aquí encontraremos fondos , series y subseries, encontramos sección colección esta esta dada en serie y subseries de 5 colecciones; la sección colonial, república, notarial histórica que esta desde lo siglos XVI, XVII y XVIII; también una colección de mapas que son 7600 entre mapas y planos. La administración central entre el siglo XVI al siglo XX.
En la guía - contenido global de cada fondo.
Catálogos - Ubicación de los tomos de los fondos.
Indice.
En el primer repositorio de microfilmacion encontramos cintas de las entidades, que se encuentran clasificadas u ordenadas por colores como son amarillo, blanco, rojo azul y verde, conservadas en cajas rotuladas en fondos y seccion teniendo encuenta el tomo al que pertenecen.
DIVISIÓN DE REPROGRAFIA Y AUTOMATIZACIÓN
En esta área conocimos las diferentes técnicas de automatización del documento, la forma en como se microfilma un documento,que se puede hacer manual y tecnológica encontramos una serie de maquinaria moderna para ejecutar dicha función, es aqui donde la digitalizacion puede ser corregida en caso de que cometamos un error en cambio en la microfilmacion lo unico que puedes corregir es la forma del documento mas no eliminar lo que microfilmas, esto se hace en escala de grises. Ademas la microfilmacion es un sistema muy seguro y duradero en este se pueden guardar de 1200 a 1300 folios en fotogramas. tambien se encuentra una maquina de origen australiano que es la encargada de digitalizar libros contables es decir estos libros no se pueden soltar por que estan empastados por lo tanto su proceso de digitalizacion se hace a todo el libro pasando de uno en uno por folio haciendo mas rápida esta labor.
ARCHIVO DEL MINISTERIO DE MINAS Y ENERGIA
Este archivo a pesar de ser muy reciente tiene un sistema de alta tecnología, la estantería es industrializada y de tres a cuatro niveles en este archivo no se desperdicia el espacio, de 1 a 12 filas por sección en cada repositorio. Cada repositorio tiene su sección defina.
ESTANTERIA
REPOSITORIO DE PLANOS
ROTULOS
El sistema de seguridad del Archivo es muy moderna funciona con extindor en pipetas que contienen un quimico llamado ecaro 25 que no hace daño alguno al documento.
Tuvimos la oportunidad de poder hablar con una funcionaria donde nos dijo que ella trabajaba con lo respectivo a historias laborales, nos comento acerca de como están organizadas: contrato, fecha de inicio, salario, cédula, pasado judicial, contraloria, procuraduria, exámenes médicos, afiliación de seguro de vida, afiliación caja de compensación, aquí reposa toda la información de todas la entidades dependientes al Ministerio de Minas y Energía a nivel nacional, están organizadas cronológicamente en una base de datos Check-link que es el indice y en items numero de rotulo.
me encanto.
ResponderEliminargracias